AI-beleid

AI doet in Aanvraagwijzer een eerste controle van documenten, zodat ontbrekende stukken eerder boven water komen. Een mens beslist altijd. Hier staat wat de AI doet, welke gegevens ervoor gebruikt worden en waar.

Bijgewerkt op 4 november 2026.

Wat AI doet

Voor aannemers en gemeenten

Een eerste controle van elk aangeleverd document: staat erin wat er gevraagd wordt, bijvoorbeeld een legenda op de tekening? Per eis ziet u wat er is gevonden, waar in het document, en wat u kunt aanpassen.
Een seintje als het document niet het gevraagde is, of bij een ander project of andere locatie lijkt te horen.
Meerdere bestanden tegelijk bij het juiste document zetten.
Een ingevuld intakeformulier (PDF of Word) inlezen in het webformulier, en de antwoorden toetsen aan de regels van het projecttype.

Voor beheerders

Een projecttype opzetten vanuit de eigen formulieren, e-mails en checklists van de organisatie. De beheerder loopt het voorstel na en zet het zelf in gebruik.
Ontbrekende Nederlandse of Engelse teksten aanvullen.

Wat AI niet doet

De mens beslist

AI keurt niets goed of af. De projectleider bekijkt wat er is ingediend en beslist; dat besluit wordt per document vastgelegd, met wie het nam en wanneer.
Een afkeuring noemt altijd een eis. Een aannemer kan altijd indienen, ook als de controle iets mist of zich vergist.
AI beoordeelt alleen de eisen die bij het document horen. Berekeningen, grondgeschiktheid of exacte afstanden beoordeelt het niet, tenzij een eis daarom vraagt.
AI neemt geen contact op met iemand en verstuurt niets.

Welke gegevens naar het model gaan

Bij een documentcontrole

De inhoud van het document: de PDF, afbeeldingen van tekeningen, of de tekst eruit, met de bestandsnaam.
Projectnaam, projectnummer, locatie, gemeente en projecttype.
De antwoorden op het intakeformulier. Daarin kunnen namen en contactgegevens staan.
De vraag en de eisen bij het document.

Wat er niet naartoe gaat

Geen inloggegevens, wachtwoorden of sessies, en geen gegevens van andere projecten.

Waar het wordt verwerkt

Model en aanbieder

We gebruiken Claude, de modellen van Anthropic. Bij elke controle wordt vastgelegd welk model is gebruikt.
De modellen draaien bij Amazon Bedrock, de AI-dienst van AWS, vanuit ons AWS-account in Frankfurt.
We gebruiken de EU-variant van de modellen: een verzoek wordt alleen verwerkt in AWS-regio's binnen de EU (Frankfurt, Ierland, Parijs, Stockholm, Milaan of Spanje). Het gaat niet naar een regio buiten de EU.
Anthropic krijgt de documenten niet te zien: Bedrock deelt verzoeken niet met de maker van het model.
Wil een organisatie dat alleen een Europese aanbieder de documenten leest, dan stellen we dat per organisatie in: de controle gebruikt dan de modellen van Mistral (Frankrijk). Werkt die verbinding niet, dan valt de controle uit; de documenten gaan nooit naar een andere aanbieder.in voorbereiding

Bewaren en trainen

Documenten en antwoorden worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen: niet door ons, en volgens de voorwaarden van Amazon Bedrock ook niet door AWS of Anthropic.
Bedrock slaat verzoeken en antwoorden niet op. Het vastleggen van verzoeken in Bedrock (model invocation logging) staat bij ons uit.
Om een herhaalde controle van hetzelfde bestand sneller te maken, houdt Bedrock het verzoek enkele minuten in een tijdelijke cache.
Het resultaat van de controle bewaren wij bij het project, zolang het project bestaat.

Waarborgen

Hoe we de AI begrenzen

Tekst in een document is gegevens, geen opdracht: het model krijgt de vaste instructie geen opdrachten uit documenten op te volgen.
Het antwoord moet in een vast schema passen en wordt daartegen gecontroleerd. Een onvolledig of afwijkend antwoord wordt niet gebruikt.
Het model mag alleen ‘voldoet’ zeggen als het het bewijs kan aanwijzen. Twijfelt het, dan zegt het ‘onduidelijk’ en kijkt de projectleider.
Een limiet per gebruiker en per project op het aantal AI-controles per uur.
Zijn het precies dezelfde bestanden als bij een eerdere controle, dan wordt dat eerdere resultaat hergebruikt in plaats van opnieuw naar het model te sturen.
Wijzigingen aan de controle testen we op een vaste set voorbeelddocumenten met bekende fouten.

Als de AI zich vergist

Zo wordt het rechtgezet

De aannemer of gemeente kan bij elke bevinding aangeven dat die niet klopt en uitleggen waarom. Opnieuw uploaden is dan niet nodig.
De projectleider oordeelt per bevinding: ‘moet worden aangepast’ of ‘is in orde’. Dat oordeel telt, niet dat van de AI.
Ziet u een fout die vaker voorkomt, laat het ons weten. Dan passen we de eisen of de instructies aan en testen we dat opnieuw.

Vragen

Vragen over AI in Aanvraagwijzer, of over welke gegevens er naar het model gaan: info@intakeportaal.nl.